Cultura de Indicadores na sua farmácia

Ter total controle sobre o que acontece no ponto de venda é o desejo dos empresários do segmento. Mas, como é possível mensurar as ações do PDV? Para isso, é necessário conhecimento e uma ferramenta, como a Cultura de Indicadores na Farmácia. A partir da entrevista que Gilson Coelho concedeu à revista Santa Cruz você conseguirá identificar o quanto seu negócio ainda pode progredir com uma gestão mais qualificada, sem surpresas, permitindo que fique cada vez mais no controle de uma farmácia rentável.

Revista SantaCruz: Por que o senhor defende com tanta convicção a necessidade de a farmácia incluir na sua rotina o que chama de Cultura de Indicadores?

Gilson Coelho – Pela simples necessidade que o pro- prietário tem de realizar algumas medições, e assim, conhecer o que realmente acontece na sua farmácia. Quem não mede não monitora. Sem monitoramento não existe compreensão completa do trabalho. Sem compreensão não existe controle. E sem controle não existe gestão eficaz. Eu tenho afirmado que o proprietário pode ter 15 ou 20 anos na condução da própria farmácia e, mesmo assim, não conhecer o seu estabelecimento. Não é a presença física que determina o quanto ele conhece da farmácia, e sim, as informações fornecidas pelos indicadores. O termo Cultura de Indicadores tem a ver com a necessidade de a farmácia incorporar essas ferramentas no seu dia a dia, no seu DNA. Não se trata de medir uma vez ou outra. É medir sempre, para saber o que está realmente acontecendo.

O senhor costuma citar o termo Radiografia de Indicadores. Qual é o significado desse termo?

As radiografias revelam detalhes que, normalmente, não se percebe a olho nu. Elas têm a propriedade de nos alertar sobre qualquer disfunção que possa colocar em risco a saúde das pessoas, comprometendo a sua continuidade. Quando nos utilizamos de uma radiografia ou qualquer outro recurso semelhante, estamos substituindo a cultura do “achismo”, por algum conhecimento técnico, que facilita o processo de diagnóstico. Na medicina, assim como no mundo dos negócios, quanto mais cedo o diagnóstico, maior é a possibilidade de cura. Melhor ainda é a ação preventiva, fazendo as devidas correções de rumo, evitando as situações de risco. Uma farmácia que domina a Cultura de Indicadores acaba conhecendo a necessidade de fazer alguma correção, que pode ser nas despesas, no custo da mercadoria vendida (CMV), no tíquete médio, no mix de produtos, na gestão dos estoques, no próprio volume de faturamento.

Como pode ser exemplificado o “diagnóstico” no mundo da administração de empresas?

É o que eu classifico como gestão à vista dos indicadores. O fato de colocar os indicadores em um gráfico simples permite uma visualização mais precisa do que está sendo medido. É como se os dados ganhassem forma, uma espécie de materialização daquilo que está sendo analisado. Essa ferramenta torna-se eficaz, pois tem tudo a ver com o processo de aceleração do aprendizado. Um gráfico impacta diretamente o sentido da visão e esse é disparado o sentido que mais transmite informações para o cérebro. A compreensão é mais imediata, praticamente instantânea, daquilo que está sendo medido. É por isso que faz milagre um pequeno painel de indicadores colocado na retaguarda da farmácia, para que o gestor e os próprios funcionários façam o acompanhamento diário, pequenas reuniões, uma reflexão diária do que está sendo feito e dos respectivos resultados. Precisaríamos de mais uma meia dúzia de matérias como esta para explicar aos nossos leitores o enorme alcance que uma medida simples como essa provoca na eficácia da gestão de uma farmácia. Trata-se de uma medida muito simples, mas que provoca resultados extraordinários. Nossas farmácias precisam com urgência de ferramentas deste tipo: conhecimento pragmático de aplicação imediata. Conhecimento pronto para uso.

Quais são os procedimentos necessários quando os indicadores mostram números muito ruins, um resultado negativo, por exemplo?

A radiografia por si só não resolve o problema, mas revela alguma disfunção, apontando para a necessidade de alguma correção. É o momento que se toma a consciência do problema. É grande o número de farmácias no Brasil que, por não ter a cultura de indicadores, nem sequer conhecem o placar do jogo, infelizmente. São proprietários que estão dedicando o melhor das suas vidas sem saber se estão ganhando ou perdendo o jogo. Isso me entristece profundamente, saber que muitas farmácias padecem pela falta de conhecimento de gestão. Muita gente acha que precisa então trabalhar mais, se esforçar mais, muitas vezes, em detrimento do próprio convívio com a família. Não é nada disso. É claro que uma situação de risco requer dedicação, atenção e disciplina na solução do problema, mas a boa notícia é que a solução nem sempre acaba vindo por mais horas de trabalho. E se a pessoa estiver insistindo no método errado? E se ela estiver insistindo em fórmulas ultrapassadas que não lograrão êxito na empreitada? Quando o resultado não está bom é preciso rever os métodos de trabalho. A farmácia, cada vez mais, aponta para uma operação que requer mais profissionalismo. Estamos em pleno ambiente globalizado, lidando com concorrência de alto nível. O trabalho não pode ser feito de qualquer jeito. Não existe mais espaço para amadorismo. Quem insistir nessa receita terá muitas dificuldades e acabará não usufruindo das perspectivas de um mercado que deverá duplicar de tamanho até 2017. Precisamos acordar!

É fácil mudar os métodos de trabalho no ambiente da farmácia?

Hoje em dia é muito fácil, só depende do proprietário/gestor querer essa mudança. Quem conhece o nosso site (www.gilsoncoelho.com.br), já sabe o quanto existe de informações preciosas para a adequada gestão de uma farmácia, na forma de matérias especiais escritas em revistas especializadas, filmes, entrevistas, entre outras maneiras que utilizamos para o aprimoramento da boa gestão. Não fazer de qualquer jeito, sempre se utilizar de métodos consagrados, melhorar ainda mais os métodos propostos têm sido as nossas frequentes recomendações. Todo esse aparato de conhecimento está disponível, mas só para quem quer ser ajudado.

Por que, cada vez mais, existe essa necessidade de constante atualização?

Compreender a origem das mudanças nos torna mais sábios, podemos agir pró-ativamente ao invés se sermos constantemente atropelados. Você pode surfar na onda ou ser atropelado por ela. Normalmente, as mudanças se processam de duas maneiras: ações da concorrência e/ou novas necessidades dos clientes. Ambos são fenômenos que acontecem no mercado. E é justamente aí que começam as dificuldades! De forma geral, a farmácia vive introvertida, com olhar intramuros, pouca percepção do que está realmente acontecendo à sua volta. É no mercado que estão os concorrentes, os clientes, as necessidades, para citar outros termos muito significativos para a farmácia. Quando trata de assuntos como este, a revista SantaCruz, pelo seu alcance, oferece uma contribuição significativa aos seus leitores. E o mercado vem mudando muito nos últimos anos, por exemplo: o fim da escalada inflacionária, substituição tributária, o fim da informalidade, aperto regulatório, maior concorrência, entre outros fatores. Se a rentabilidade já foi mais fácil em outros tempos, agora precisa ser “garimpada” em uma gestão que cada vez mais é composta de detalhes. A cultura de indicadores acaba se transformando em uma ferramenta de gestão, que precisamos aplicar no ambiente da nossa farmácia como forma de torná-la mais competitiva, para que possamos prosperar nesse mercado.

Voltando à Cultura de Indicadores, poderia nos apresentar algo muito prático, de aplicação imediata para inspirar os nossos leitores?

Sem dúvida! Que tal uma planilha muito simples, onde você digita o valor das despesas e o percentual do CMV (é a parcela gasta com fornecedores no montante das vendas do mês). Quando você insere esses dados (despesa e CMV ), a planilha então revela o ponto de equilíbrio da farmácia. É como se ela comunicasse o seguinte: se a despesa é essa e esse é o custo da mercadoria, então, a loja precisa faturar um “valor x” para empatar. A planilha revela esse valor, que é o ponto de equilíbrio, onde a farmácia não ganha e nem perde. É um empate técnico. Em seguida, você colocará então, o faturamento real que pode ser maior ou menor do que o ponto de equilíbrio. A planilha mostrará ao final o resultado líquido da far- mácia. Revelará se a farmácia está dando lucro ou prejuízo. Consulte o site www.gilsoncoelho.com.br. Vá à seção de downloads e baixe o arquivo intitulado Ponto de Equilíbrio. Costumo afirmar que as informações para que cada farmácia consiga prosperar, já estão entre nós, basta que o proprietário procure. Mais que informação, trata-se de conhecimento prático, pronto para uso, criado especificamente para que as farmácias consigam sustentabilidade ao longo da jornada. Quero aproveitar a oportunidade e comunicar em primeiríssima mão, que estou escrevendo um livro sobre Cultura de Indicadores na Forma de Gestão à Vista. Assim, teremos muitas contribuições para todos aqueles que são adeptos da melhoria contínua e que iniciam a gestão do conhecimento no ambiente da própria farmácia.

* Artigo publicado na Revista Santa Cruz em Maio de 2013.

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